Dziś w ramach cyklu o budżecie domowym zajmiemy się jedną z kluczowych spraw, która definitywnie pozwala uszczelnić nasz system: uzgadnianie stanu kont i portfeli z rzeczywistością. Wiele osób planuje swoje domowe budżety koncentrując się głównie na wydatkach. Inne, bardziej zaawanasowane osoby, starają się również uwzględniać i zaplanować przychody. Ale to też nie wystarczy. Dopiero rejestrowanie wydatków „z poziomu kont” i uzgadnianie stanu tych kont pozwala dopiąć wszystko na ostatni guzik i mieć pewność, że żadne pieniądze nam nie uciekną. Za chwilę wszystko stanie się jasne.

Ten artykuł jest szóstym odcinkiem z cyklu „Budżet domowy krok po kroku”. Oto linki do wcześniejszych odcinków:
Część 1 – Wprowadzenie
Część 2 – Dochody oraz wstępny plan wydatków
Część 3 – Wydajemy pieniądze na papierze
Część 4 – Rejestrujemy wydatki
Część 5 – Wydatki nieregularne

Jeżeli chcesz w pełni skorzystać z dzisiejszego artykułu – warto przypomnieć sobie zasady przedstawione w poprzednich częściach.

Wprawdzie na dziś miałem zaplanowany artykuł o tworzeniu „funduszy celowych” w ramach budżetu, ale niedawno otrzymałem maila od Michała, który uzmysłowił mi, że warto nieco wcześniej napisać o uzgadnianiu stanu kont:

Cześć Marcinie,
Czytam od dość dawna Twojego bloga. Niecały miesiąc temu skończyłem również Twoją książkę, która podsunęła mi parę pomysłów do modyfikacji moich finansów osobistych.
Jednakże celem mojego kontaktu jest pomoc w kwestii zapisu wydatków i przychodów w Excelu. Drugi raz z rzędu okazuje się, że z zapisków mam więcej pieniędzy na papierze niż faktycznie na kontach. Spisuję każdy nawet najmniejszy wydatek i zastanawiam się, co robię źle.
Czy mógłbyś coś doradzić w tej kwestii? Będę bardzo wdzięczny za pomoc.

No właśnie. Na papierze jedno, a w realu coś innego. W dodatku na papierze wygląda to trochę lepiej, niż w rzeczywistości. Skąd ja to znam?

Cud Niepamięci

Przyznam się Wam od razu, że na początku budżetowania również mieliśmy z tym problem. Przygotowywaliśmy wspólnie z żoną budżet pod koniec poprzedniego miesiąca planując dokładnie ile i na co zamierzamy odłożyć lub wydać. Następnie, codziennie wieczorem (no…prawie codziennie 🙂 ), siadałem przed komputerem i spisywałem nasze wydatki, notując ile już „przepaliliśmy” w danej kategorii. Przez większą część miesiąca wszystko wyglądało całkiem dobrze, ale na sam koniec okazywało się, że… pieniędzy jakimś cudem zostawało trochę mniej, niż wynikało to z naszych notatek.

No właśnie… jakim cudem? Okazało się, że był to „Cud Niepamięci”, o którym śpiewał Stanisław Soyka:

Otóż, pomimo naszych najszczerszych chęci, zapominaliśmy o niektórych wydatkach. Nie zawsze udało się zabrać paragon, czasami jakieś drobiazgi nam uciekały, a nie mieliśmy żadnego systemu, który pozwoliłby szybko wyłapać ten błąd. Recepta, jak zwykle, okazała się banalnie prosta.

Dodatkowe pytanie, które wszystko dopina.

Przed wprowadzeniem zmiany, o której za chwilę napiszę, rejestrowanie wydatków wyglądało u nas mniej więcej tak, że najpierw notowałem wszystkie wydatki widoczne w historii naszych kont bankowych i kart, następnie zapisywałem to, co wydałem płacąc gotówką z mojego portfela, a na końcu wołałem jeszcze do żony:

– Kochanie, ile dzisiaj poszło z Twojej gotówki i na co?
– 150 zł na jedzenie do domu i 120 zł na ubrania dziewczynek.

Rejestrowałem takie kwoty w odpowiednich pozycjach budżetu i z poczuciem spełnionej misji zamykałem Excela. Dzisiaj dodaję do tego rytuału jeszcze jeden, niezwykle ważny element: uzgodnienie stanu kont i portfeli z rzeczywistością. Mówiąc krótko, dorzucam jeszcze jedno pytanie:

A ile masz teraz gotówki w portfelu?

I tutaj, po chwili wymownej ciszy, pada dość precyzyjna odpowiedź. Jeżeli wczoraj w portfelu było 500 zł, a rozeszło się 270 zł, to powinno zostać 230 zł. Jeżeli jednak jest mniej… to znaczy że kasa rozeszła się na coś jeszcze. Znając dokładnie brakującą kwotę szybko udaje się przypomnieć ten brakujący wydatek i zapisać go w naszym budżecie. Efekt? Żadna złotówka nie przecieka już między palcami!

No, może „prawie” żadna. Czasami zdarza się, że spisujemy wydatki po dwóch lub trzech dniach i wtedy za Chiny nie możemy sobie przypomnieć, dlaczego w portfelu brakuje 20 zł. Co wtedy robimy? Mamy w budżecie osobną kategorię „różne uzgodnienia” i tam wpisujemy takie „zapomniane” wydatki. Tę samą kategorię wykorzystujemy również jeśli w portfelu pieniędzy jest więcej niż to wynika z naszych notatek. To jednak zdarza się znacznie rzadziej 🙂

I żeby nie było, że jestem jakimś „budżetowym tyranem” wypytującym żonę o każdy wydatek – swoją gotówkę uzgadniam dokładnie w taki sam sposób. To samo dotyczy również kont w banku. Po każdym zanotowaniu wydatków sprawdzam, czy saldo konta zgadza się z tym, co wynika z moich notatek. Dla pełnej jasności zobaczmy to jeszcze na krótkim przykładzie.

Rejestracja wydatków z poziomu kont

Załóżmy, że masz obecnie 3000 zł, z czego na koncie bankowym 2500 zł i 500 zł gotówki w portfelu. W ciągu dnia miały miejsce następujące operacje:

– zapłata czynszu za mieszkanie: 500 zł przelewem,
– zapłata za zakupy spożywcze: 150 zł zapłacone kartą debetową do konta,
– książka w Empiku: 30 zł gotówką,
– kieszonkowe dla dzieci: 10 zł gotówką

Pod koniec dnia warto zarejestrować w naszym budżecie te wszystkie wydatki nie tylko w danej kategorii (np.: mieszkanie, zakupy spożywcze, rozwój, dzieci) ale również uwzględnić, z którego konta nastąpiła zapłata:

Wydatki z konta bankowego: – 650 zł
Saldo konta na koniec dnia: 2500 zł – 650 zł = 1850 zł

Wydatki z portfela: – 40 zł
Stan portfela na koniec dnia: 500 zł – 40 zł = 460 zł

Teraz sprawdzamy, czy na koncie faktycznie jest 1850 zł, a w portfelu 460 zł – i jeśli wszystko się zgadza możemy spokojnie iść spać. A jeśli się nie zgadza – rozpoczynamy poszukiwania w zakamarkach naszej pamięci.

To tyle na dziś. Mam nadzieję, że ten krótki artykuł pomoże Wam uszczelnić Wasz system budżetowania. Napisałem go „poza planem” publikacji i nie zdążyłem nawet dać znać Andrzejowi Broszkiewiczowi – dlatego dziś wyjątkowo nie było filmu i ilustracji z Excela. Nadrobimy to jednak w kolejnym odcinku. Pomyślałem jednak, że części z Was mogą właśnie uciekać pieniądze, więc trzeba działać natychmiast 🙂

I co myślicie o takim podejściu? Stosujecie tę zasadę w Waszych budżetach? A może macie jeszcze inne sposoby, podpowiedzi lub pytania, które pomogą nam zadbać, by każda złotówka powędrowała tam, dokąd chcemy? Pamiętajcie, że w tym cyklu uczymy się od siebie nawzajem, więc każde pytanie lub podpowiedź będą niezwykle cenne.

Poznaj cykl Budżet domowy krok po kroku: