Praca „na swoim” to marzenie wielu osób. Jeśli prowadzisz własną firmę lub myślisz o jej założeniu, ten wpis jest dla Ciebie jazdą obowiązkową. Wiele małych firm upada dlatego, że ich właściciele bardzo skupiają się na pracy, zaś finanse zostawiają księgowemu. Jednak księgowy tu nie pomoże. Pewnego dnia okazuje się, że pozornie dobrze funkcjonujący biznesik trzeba zamknąć na kłódkę. Jak temu skutecznie zapobiec?

Jak oddzielić finanse firmowe od prywatnych?

Wielokrotnie pomagałem poukładać finanse osobom, które prowadzą własne firmy. Wynikiem takiego poukładania nie zawsze był „happy-end”, ale zawsze było widać czarno na białym, czy biznes w ogóle ma sens. Czasami zapadała decyzja, że trzeba interes po prostu zwinąć, nim jego właściciel utonie w długach. Innym razem okazywało się, że właścicielowi tylko się zdaje, że jest bogaty. Uczucie bogactwa znikało po tym, gdy trzeba było zapłacić zaliczki na VAT i PIT. Najczęściej jednak kończyło się na solidnym kopniaku do mądrzejszej pracy i lepszego planowania. Okazuje się bowiem, że bardzo wielu małych przedsiębiorców nie ma pojęcia, czy ich biznes jest w ogóle rentowny. Dlaczego?

Otóż przepływy finansowe na ich rachunku wyglądają zazwyczaj tak:

Wykres Budżet domowy i własna firma

Przy takim zarządzaniu finansami nie ma szans na odpowiedź, czy biznes w ogóle jest rentowny. Oto prosta recepta na to, jak krok po kroku to poukładać.

Oddziel finanse firmowe od prywatnych – również fizycznie

Choć póki co nie jest to obowiązkowe – koniecznie otwórz rachunek firmowy. To będzie konto, na które będą wpływać wszystkie przychody związane z Twoim biznesem oraz z którego będziesz pokrywać też wszystkie koszty. Ale uwaga: tylko koszty związane z biznesem!

Jakie to koszty? Wszystkie te, których by nie było, gdybyś nie prowadził działalności. A zatem: PIT, VAT, ZUS, opłata za biuro, wynagrodzenia pracowników, przybory biurowe, aplikacje niezbędne do pracy – wszystkie te koszty opłacaj TYLKO z rachunku firmowego. Ale już takie wydatki jak wakacje, jedzenie, opłaty za edukację dzieci – czyli koszty niezwiązane z biznesem, które pokrywałbyś pracując też na etacie – pokrywaj TYLKO z rachunku prywatnego. Dzięki temu będziesz dokładnie wiedział, ile kosztuje Cię prowadzenie biznesu oraz czy generuje on wystarczająco gotówki, aby utrzymać Twoją rodzinę. Twój uporządkowany przepływ pieniędzy – w podziale na poszczególne rachunki – powinien zatem wyglądać tak:

Wypłata z konta firmowego na prywatne

Zaraz, zaraz… Czy dobrze widzisz, że z rachunku firmowego ma popłynąć „pensja”? No jasne! A skąd masz mieć niby pieniądze na rachunku osobistym, z którego pokryjesz koszty życia rodziny?

Wypłacaj sobie pensję

Jak to? Uciekłeś od etatu, a teraz masz znowu dostawać pensję? Cóż, jakby to głupio nie brzmiało, wypłata wynagrodzenia dla siebie samego z własnego biznesu jest absolutnie niezbędna. Jeżeli biznes ma mieć w ogóle sens, to docelowy przepływ pieniędzy – pod względem „wartościowym” – powinien wyglądać mniej więcej tak:

Własna działalność gospodarcza a finanse domowe

Jak to należy rozumieć?

(1) Twój biznes powinien generować jak najwyższe przychody. Im więcej wystawisz faktur (i ściągniesz zapłatę od kontrahentów), tym większe masz szanse na sukces.

(2) W pierwszej kolejności powinieneś pokryć wszystkie koszty związane bezpośrednio z Twoim biznesem, bez których nie mógłby on funkcjonować. Dopóki nie zapewnisz pokrycia dla tych kosztów, pieniądze na rachunku firmowym tak naprawdę nie są Twoje!

(3) Dopiero to, co zostanie po opłaceniu rachunków z pkt. 2 – stanowi nadwyżkę, którą możesz przelać na swój rachunek osobisty. Dokładnie w taki sam sposób, jak pensję, którą byś otrzymywał za pracę na etacie.

(4) Owa „pensja” powinna być na tyle duża, aby pokryć koszty życia Twojej rodziny. To wszystkie wydatki, które nie są związane z Twoim biznesem.

(5) I co najważniejsze – po opłaceniu kosztów prowadzenia firmy oraz koszty codziennego życia, pieniędzy powinno wystarczyć na odłożenie oszczędności: na poduszkę bezpieczeństwa, na IKE, na edukację dzieci, itp.

Czy zrobi to za mnie księgowy?

Nie. Księgowy ma dbać o to, by wszystko było dobrze rozliczone z Urzędem Skarbowym i ZUS. Jego wyniki to zyski i straty „papierowe”, które z realiami biznesu niewiele mają wspólnego.

Ty powinieneś prowadzić „własną księgowość” – w oparciu o faktyczne przepływy finansowe. Krążenie gotówki w biznesie jest niczym krwioobieg w naszych organizmach. I to Ty, a nie Twój księgowy, musisz zapewnić odpowiednią drożność tego systemu oraz dostarczyć mu „krwi” w postaci ciągłego dopływu gotówki.

Ja robię to prowadząc dwa osobne budżety w aplikacji YNAB: budżet firmowy oraz budżet domowy. Dzięki temu dokładnie wiem ile i na co potrzebować będę pieniędzy i mogę skupić się na pracy, a nie na zastanawianiu, czy starczy na VAT.

A jakie są Twoje doświadczenia lub rady?

Zachęcam Cię serdecznie do poukładania swoich finansów w ten sposób. Pozwala to uzyskać jednoznaczną odpowiedź na pytanie, czy biznes w ogóle na siebie zarabia i czy utrzymasz z niego rodzinę.

A jakie są Twoje doświadczenia, przemyślenia i rady w tym zakresie? Skomentuj i pomóż w ten sposób innym Czytelnikom bloga ?

Może Cię zainteresować