Jak negocjować? 7 trików, które musisz znać (zawodowy negocjator Tomasz Piotr Sidewicz)

Podcast: Odtwarzaj w nowym oknie | Pobierz (Czas trwania: 36:38 — 50.7MB) | Umieść link

Subskrybuj: Apple Podcasts | Spotify | Android | RSS

Kilkadziesiąt tysięcy złotych – taką kwotę udało mi się zaoszczędzić w różnych transakcjach dzięki znajomości absolutnych podstaw negocjacji. Eksperci w tej dziedzinie osiągają jeszcze bardziej spektakularne rezultaty. Jestem przekonany, że negocjowanie to jedna z najważniejszych umiejętności bazowych, które można posiąść. Dlatego w tym artykule podzielę się z Tobą najważniejszymi zasadami, dzięki którym będziesz skuteczniejszym negocjatorem i ugrasz więcej w swoich negocjacjach.

W wyciągnięciu negocjacyjnej esencji pomoże mi Tomasz Piotr Sidewicz – zawodowy negocjator z kilkunastoletnim doświadczeniem, który specjalizuje się w komunikacji interpersonalnej i negocjacjach w sytuacji konfliktu interesów. Możesz go kojarzyć z głośnych w 2022 r. negocjacji pomiędzy kontrolerami ruchu lotniczego a Polską Agencją Żeglugi Powietrznej. Między innymi dzięki wsparciu pana Tomasza negocjacje zakończyły się sukcesem dla obydwu stron konfliktu.

Dlaczego warto poznać najważniejsze zasady negocjacji?

Z czym Ci się kojarzą negocjacje? Z profesjonalnym negocjatorem, który ustala z terrorystami uwolnienie zakładników? A może z wielkimi korporacjami, w których młode wilki walczą o miliardowe kontrakty? Choć często słyszymy o negocjacjach właśnie w takich kontekstach, prawda jest taka, że negocjacje dotyczą każdego z nas. 

Czy tego chcesz, czy nie, prędzej czy później będziesz brać udział w negocjacjach – rozmowa rekrutacyjna, negocjacje podwyżki, zakup wymarzonej nieruchomości, kupno samochodu, ustalenie warunków realizacji remontu z ekipą budowlaną, a nawet – przekonanie żony do tego, by to właśnie ona odebrała dzieci z przedszkola. Tak naprawdę negocjujemy praktycznie codziennie, bo jak świetnie ujął to Jim Thomas:

Wiem, że negocjowanie to temat rzeka i moglibyśmy spędzić na jego zgłębianiu długie godziny. Ale zakładam, że tak, jak ja – jesteś zajętym człowiekiem i nie masz na zbyciu kilkudziesięciu godzin, które możesz poświęcić na czytanie specjalistycznych książek o negocjacjach. Właśnie dlatego poprosiłem naszego eksperta o wydestylowanie dla nas najważniejszych zasad, którymi warto się kierować w negocjacjach. Dzięki poznaniu tych zasad, gdy na Twojej drodze pojawi się okazja do negocjacji, będziesz przygotowany – poczujesz się pewniej, nie dasz się złapać na chytre triki przeciwnika i w efekcie – zyskasz więcej. Przejdźmy zatem do pierwszej zasady. 

Zasada #1: Nigdy nie akceptuj pierwszej oferty

Niezależnie od tego, jak dobrze dla Ciebie brzmi pierwsza oferta, NIE PRZYJMUJ JEJ. Dlaczego? Wyobraź sobie taką sytuację – chcesz kupić używany samochód. Po kilkunastu miesiącach oszczędzania jesteś gotowy do zakupu – przejrzałeś dziesiątki ofert i w końcu znalazłeś swoje wymarzone auto. Umawiasz się na rozmowę z właścicielem. Przyjeżdżasz zobaczyć pojazd – wyprostowany i pewny siebie przyglądasz się samochodowi, co jakiś czas zwracając głośno uwagę na mikroskopijne wady karoserii. Zabierasz auto na jazdę próbną, mechanik sprawdza, co jest pod maską i już wiesz, że chcesz kupić to auto.

Pamiętając o tym, że jesteś twardym negocjatorem, pytasz od niechcenia:

Jak się teraz czujesz? Facet właśnie przyjął Twoją pierwszą ofertę i bez żadnych negocjacji opuścił z ceny 10 000 zł. Teoretycznie masz wszelkie powody do tego, żeby poczuć się wspaniale. Ale w praktyce, bez względu na wielkość uzyskanego rabatu, od razu dopadną Cię dwie myśli, które od tej pory nie dadzą Ci spokoju: „Mogłem ugrać więcej” i „Coś tutaj nie gra”. Z tym samochodem na pewno jest coś nie tak”. Tak samo będzie przy negocjowaniu mieszkania, podwyżki czy drobiazgów na bazarze. Jeśli ktoś przyjmuje Twoją ofertę od razu, bez żadnego wahania – poczujesz się nabity w butelkę. I to samo dotyczy Twojego partnera w negocjacjach.

Pierwsza oferta to punkt wyjścia

Pierwsza oferta często jest punktem wyjścia, od którego obie strony mogą rozpocząć negocjacje. Jest to swego rodzaju „sondowanie” intencji i możliwości drugiej strony. Automatyczne przyjęcie pierwszej oferty eliminuje możliwość negocjacji, które mogłyby doprowadzić do lepszych warunków dla obu stron. Ale odrzucenie pierwszej oferty ma jeszcze jedną zaletę – chodzi o aspekt psychologiczny. Gdy odmawiasz przyjęcia pierwszej oferty, sygnalizujesz, że masz jasne oczekiwania i nie zgadzasz się na mniej, niż uważasz za sprawiedliwe. Może to zwiększyć szacunek drugiej strony oraz Twoją pozycję negocjacyjną. 

Oczywiście, istnieją pojedyncze sytuacje, gdy przyjęcie pierwszej oferty może być korzystne, zwłaszcza jeśli jest ona już bardzo bliska oczekiwaniom. Chodzi o sytuacje, w których szybkość zawarcia umowy jest bardziej wartościowa niż potencjalne korzyści z dalszych negocjacji oraz te negocjacje, w których to Tobie zależy bardziej na transakcji. O tym opowiem w jednym z kolejnych punktów.

Zasada #2: Żądaj więcej, niż spodziewasz się uzyskać

Druga zasada wynika bezpośrednio z pierwszej – skoro wiemy już, że dobrzy negocjatorzy odrzucają pierwsze oferty, w naszych negocjacjach powinniśmy zawsze żądać więcej, niż chcemy uzyskać. Właśnie po to, żeby dać sobie pole do negocjacji.

Co się tutaj stało? Kwota, o którą negocjujesz, właśnie została zakotwiczona na 500 zł – czyli na połowie tego, czego oczekujesz. A teraz wyobraź sobie, że podczas negocjacji podajesz więcej, niż potrzebujesz –  np. 1500 zł. Przepaść pomiędzy 1500 zł i 500 zł jest tak duża, że Twój szef najprawdopodobniej uznałby, że nie ma sensu podawać tak niskiej kwoty w odpowiedzi. Zdecydowałby się zapewne na wyższą stawkę – np. 700 zł lub 1000 zł. 

Jest wiele korzyści z podawania w negocjacjach wyższej kwoty, niż spodziewamy się uzyskać. Po pierwsze, może nam się udać więcej wynegocjować. Po drugie – daje nam to większą elastyczność w rozmowach. A po trzecie – dzięki temu dajesz drugiej stronie możliwość odniesienia sukcesu w negocjacjach. Większość ludzi wręcz oczekuje, że cenę uda się trochę zbić. Pomyśl tylko, jak dobrze się czujesz, gdy kupując np. mebel na OLX, nakłaniasz sprzedawcę do 50 zł rabatu. Wychodzisz z takiej transakcji z ogromnym poczuciem satysfakcji.

Zbuduj strefę możliwych porozumień

Pamiętaj, że osoba, z którą negocjujesz, jest Twoim PARTNEREM w negocjacjach. Nie jest przeciwnikiem. Jeśli podchodzisz do negocjacji z nastawieniem, że druga strona to Twój przeciwnik, zaczynasz postrzegać sytuację przez pryzmat walki i wojny, na której przecież nie obowiązują żadne zasady. A w prawdziwych negocjacjach chodzi przecież o to, żeby się dogadać. Żeby stworzyć strefę możliwych porozumień. 

Ostatnia ważna uwaga do tej zasady – Wasza strefa możliwych porozumień musi być racjonalna. Czyli nie chodzi o to, żeby zagiąć partnera zbyt wygórowanymi oczekiwaniami. Na etapie przygotowań do negocjacji musimy odrobić nasze zadanie domowe. Dobrze zbadać nasze możliwości, zrobić solidny research, często wykonać konkretne obliczenia. W naszym przykładzie z prośbą o podwyżkę pierwszym krokiem będzie zbadanie widełek płacowych, które obowiązują w naszej firmie, ale też – na rynku. Dzięki temu możemy zwiększyć prawdopodobieństwo, że nasze żądanie będzie racjonalne i nie urazi drugiej strony.

Zasada #3: Posługuj się mądrze słowem: „nie” i ignoruj słowo: „nie”

Trzecia zasada, którą chciałbym Ci przedstawić, jest pewnego rodzaju negocjacyjną hipokryzją. Z jednej strony, negocjacje zaczynają się od odmowy – czyli odrzucenia pierwszej oferty. Ale z drugiej strony, dobry negocjator ignoruje odmowę swojego partnera, żeby zdefiniować strefę możliwych porozumień. W tej zasadzie bardzo ważna jest dobra komunikacja obu stron negocjacji. Z tym niestety bardzo wielu ludzi ma problem. 

To właśnie dlatego na liście powodów, które najczęściej doprowadzają negocjacje do fiaska, na pierwszym miejscu znajduje się właśnie zła komunikacja i brak zrozumienia drugiej strony. Zamiast podejść do negocjacji z otwartością i elastycznością, okopujemy się w naszych żądaniach. Często taką postawę mylimy z asertywnością. A tymczasem asertywność to o wiele więcej, niż mówienie drugiej stronie: „nie”. To między innymi: 

• Wyrażanie swoich potrzeb i oczekiwań bez naruszania praw innych. 
• Poruszanie trudnych tematów i rozwiązywanie konfliktów w konstruktywny sposób. 
• Słuchanie innych i uwzględnianie ich perspektywy bez deprecjonowania naszych własnych przekonań. 

Każde: „nie” w negocjacjach otwiera strefę możliwych konfliktów obok naszej strefy możliwych porozumień – powinno poszerzać wiedzę o oczekiwaniach drugiej strony i dawać pole do dalszych negocjacji. A co możesz zrobić, kiedy druga strona nie pamięta o tej zasadzie i „okopuje się” w swojej odmowie? Przede wszystkim, możesz zachować spokój. Weź kilka głębokich wdechów i nie bierz odmowy do siebie. Kolejny krok to załagodzenie sytuacji i skierowanie uwagi partnera na strefę możliwych porozumień. Gdy słyszysz od swojego partnera w negocjacjach: „Nie, nie mamy o czym gadać”, możesz od razu odbić piłeczkę i załagodzić sytuację mówiąc na przykład: „Spokojnie, na razie nie ma o czym gadać, ale za chwilę będzie o czym gadać – porozmawiajmy”.

Zasada #4: Gdy ktoś prosi Cię o ustępstwo, zawsze proś o coś w zamian

Sztuka negocjacji to umiejętność posługiwania się walutą, którą są wzajemne ustępstwa. Negocjacje to gra „coś za coś”, w której dobry negocjator po każdym ustępstwie żąda od partnera czegoś w zamian. W końcu negocjacje powinny nas prowadzić do wzajemnie korzystnych rozwiązań – sytuacji, w której obie strony czują, że otrzymały coś wartościowego w zamian za to, co oferują.

W tym scenariuszu nasze ustępstwo wiąże się z kosztem dla drugiej strony. Dzięki takiemu podejściu nasz partner w negocjacjach od razu otrzymuje od nas dodatkową informację – znamy się na negocjacjach i nie będzie tak łatwo wejść nam na głowę. 

Zasada #5: Negocjacje przegrywa ten, komu bardziej zależy

Przejdźmy teraz do piątej zasady negocjacji – negocjacje zawsze przegrywa strona, której bardziej zależy. Ludźmi rządzą emocje. Nawet jeśli potrafimy się od nich odciąć, albo posłużyć się mechanizmem obronnym i zracjonalizować niektóre kwestie w naszej głowie, wszystkie decyzje, które podejmujemy, niosą ze sobą jakiś ładunek emocjonalny. W przypadku negocjacji te emocje są bardzo ważne i w dużej mierze przesądzają o tym, która strona będzie w stanie wycisnąć z negocjacji więcej. 

Wyobraź sobie, że chcesz sprzedać swój samochód. Wystawiasz ogłoszenie i wkrótce zaczynają się u Ciebie pojawiać osoby zainteresowane zakupem. W ogłoszeniu ustaliłeś cenę samochodu na 70 tys. zł. Teraz wyobraź sobie, że masz już na oku nowe auto – to Twój wymarzony model. Wszystko w tym samochodzie jest idealne – stan techniczny, przebieg, kolor, zakres wyposażenia i cena. Sprzedający jest naprawdę sympatyczny i zarezerwował Ci samochód do piątku. Jedyny problem polega na tym, że potrzebujesz ze sprzedaży starego auta ok. 50 tys. zł, żeby móc sfinalizować tę drugą transakcję.

Dwa scenariusze: scenariusz nr 1

Scenariusz nr 2

Jaka jest Twoja BATNA?

Jak widzisz, to zupełnie inna pozycja w negocjacjach. W drugim wypadku masz przewagę. Tak naprawdę dyktujesz warunki. Zachęcam Cię, żeby przed przystąpieniem do negocjacji bardzo dobrze przemyśleć, jak bardzo Ci zależy. Dobrym pomysłem jest też ustalenie przed negocjacjami opcji, które masz, jeśli negocjacje zakończą się niepowodzeniem. Zawodowi negocjatorzy posługują się terminem BATNA – „Best Alternative to a Negotiated Agreement”. Oznacza najlepszą alternatywę dla wynegocjowanego porozumienia. To pojęcie wprowadzili Roger Fisher i Williama Ury w książce „Getting to Yes: Negotiating Agreement Without Giving In”, która opisuje techniki skutecznych negocjacji. BATNA odnosi się do najlepszej opcji, jaką strona negocjacji może wybrać, jeśli obecne rozmowy zakończą się niepowodzeniem i nie dojdzie do porozumienia.

Mając silne BATNA, będziesz lepiej przygotowany na różne scenariusze i skuteczniej możesz dążyć do osiągnięcia korzystnego porozumienia. Pamiętaj jednak, że BATNA dotyczy też Twojego partnera w negocjacjach. Tak jak w naszych przykładach. Pierwszy kupujący miał silne BATNA – rezerwację na inny samochód, który spełniał jego oczekiwania. Drugi kupujący był bardziej pod ścianą – żona postawiła mu ultimatum, nie miał innego samochodu do wyboru. Oczywiście nie w każdej sytuacji jesteśmy w stanie ustalić BATNA dla naszego partnera w negocjacjach. Ale są takie negocjacje, gdzie ustalenie BATNA jest możliwe i powinno być elementem przygotowań do negocjacji – np. jeśli negocjujesz podwyżkę, możesz przed rozmową zrobić rekonesans, jak łatwo będzie Cię zastąpić Twojemu pracodawcy. Przechodzimy do szóstej zasady, która jest bardzo powiązana z tą, którą właśnie omówiliśmy.

Zasada #6: Zawsze bądź gotowy przerwać negocjacje

Ta zasada także jest związana z naszymi emocjami i tym, jak trudno nad nimi zapanować. Gdy negocjacje wymkną się spod kontroli i zauważymy, że zaczynamy wpadać w wir komunikacji (każda ze stron dolewa tylko oliwy do ognia), to zdecydowanie sygnał do tego, żeby przerwać negocjacje. Przerwanie negocjacji może być czasowe – w takim scenariuszu obie strony dają sobie czas, żeby ochłonąć, uspokoić się i przemyśleć argumenty, ale potem chcą wrócić do rozmowy. Ale możesz też po prostu zakończyć negocjacje. Jeśli nie jesteś w stanie ze swoim partnerem stworzyć strefy możliwych porozumień  i czujesz, że po prostu tracisz czas – po prostu to zakończ. Pamiętaj, że poświęcając czas na negocjacje, które prowadzą donikąd, ponosisz koszt ekonomiczny – w tym czasie mógłbyś spotkać się z kimś, kto da Ci to, na czym Ci zależy. 

Wiem, że dla wielu ludzi to może być trudne – mamy czasem błędne przekonanie, że jeśli skończymy rozmowę wcześniej, to zostanie źle odebrane i wyjdziemy na osobę mało sympatyczną. Warto jednak pamiętać, że w negocjacjach nie chodzi o to, żeby druga strona Cię lubiła. Chodzi o wypracowanie wspólnego porozumienia. Jeśli to nie jest możliwe – trzeba być gotowym do tego, żeby wyjść z negocjacji. Taką postawą pokazujemy, że szanujemy nasz czas i czas naszego partnera. Ale takie podejście ma jeszcze jedną zaletę. Jeśli nasz partner w negocjacjach jest świetnym aktorem i lubi stawiać sprawę na ostrzu noża, bo np. wcześniej zmuszał takim podejściem drugą stronę do uległości, przerywając negocjacje, mówimy: „SPRAWDZAM!”. Jeśli tak naprawdę zależy mu na porozumieniu, nasze odejście od stołu będzie kubłem zimnej wody, który ostudzi takie próby manipulacji.

Zasada #7: W negocjacjach EGO nie jest Twoim przyjacielem

Może się wydawać, że jest odwrotnie – że nasze EGO nam pomaga, bo dzięki niemu jesteśmy bardziej pewni siebie i przez to lepiej negocjujemy. W rzeczywistości EGO może nam w negocjacjach bardzo przeszkadzać. Jeśli będzie zbyt duże, druga strona może przyjąć postawę obronną i o wiele mniej skłaniać się do ustępstw. W bardzo skrajnej sytuacji, jeśli nasze EGO będzie działać na nerwy drugiej stronie, nasz partner może nawet dojść do wniosku, że nie warto z nami negocjować. 

Pokora w negocjacjach ma kilka zalet. Po pierwsze, pozwala Ci zachować czujność. Jeśli podchodzisz do sytuacji z uważnością, bez poczucia, że już wygrałeś w tej rozmowie – zwykle zauważasz więcej, możesz też łatwiej ustalić strefę wzajemnego porozumienia. Po drugie, dzięki takiej postawie uśpisz czujność swojego partnera w negocjacjach, przez co może odkryć przed Tobą jakiś ważny do negocjacji szczegół. Przychodzi mi tutaj do głowy postać serialowego detektywa Colombo. Sprawiał wrażenie prostego, może nawet trochę ciamajdowatego policjanta. Złoczyńcy tracili czujność, pozwalali sobie na nieostrożność, przez co sprytny detektyw wpadał na potrzebny mu trop. I tak samo w negocjacjach. Jeśli będziesz niepozorny, zepchniesz EGO do kąta i maksymalnie skupisz swoją uwagę na sytuacji, łatwiej Ci będzie odkryć trop tego, na czym tak naprawdę zależy drugiej stronie i jakie ma alternatywy. 

Oczywiście to nie jest zero-jedynkowe. Wszystko zależy od scenariusza negocjacji, który realizujemy. Jeśli podczas przygotowań do negocjacji udało Ci się ustalić, że Twój partner daje się bardzo łatwo onieśmielić jeśli będziesz pewny siebie i ostentacyjnie to pokażesz, oczywiście możesz to wykorzystać podczas negocjacji. Ale pamiętaj, że w większości przypadków nadmierne EGO raczej będzie Ci przeszkadzać, niż pomagać w negocjowaniu.

BONUS: Unikaj konfliktowego prowadzenia negocjacji

Każde negocjacje dotyczą konfliktu interesów. Jeśli negocjujesz z szefem podwyżkę, Ty chcesz uzyskać jak najwięcej pieniędzy, a szef – chce ich oddać jak najmniej. Gdy negocjujesz z żoną wyjście na mecz, Tobie zależy na kilku godzinach spędzonych z kolegami, a żonie – na tym, żebyś jak najszybciej przejął od niej dzieci. Konflikt interesów jest więc sercem każdych negocjacji. Od negocjatorów zależy, czy ten konflikt zostanie rozwiązany w przyjemnej atmosferze i z dobrym wynikiem dla obu stron. 

Podejście konfliktowe, pójście na noże, ostry ton – to wszystko może być przeszkodą w skutecznych negocjacjach. Dodam tylko, że są sytuacje, w których konfliktowe negocjowanie działa miażdżąco na Twoją niekorzyść. Wyobraź sobie klienta restauracji, który przed podaniem posiłku wydziera się na kelnerkę, że zbyt późno podeszła do stolika. Poczuł się zignorowany i żąda rabatu na posiłek. Możesz łatwo przewidzieć, do czego doprowadzi takie podejście i w jaki sposób sympatyczni kucharze na zapleczu udzielą koleżance wsparcia. Ta rada jest bonusem – bo w mojej ocenie bycie sympatycznym człowiekiem pomaga nam tak naprawdę w wielu obszarach życia, a nie tylko w negocjacjach.

Odbijam piłeczkę do Ciebie

Na sam koniec chcielibyśmy z moim gościem odbić piłeczkę do Ciebie. Wiele razy powtarzałem, że nie liczy się to, ile filmów zobaczysz na YouTube i ile przeczytasz artykułów, musisz z tą wiedzą coś zrobić w praktyce. Dlatego zachęcam Cię, żeby po lekturze tego artykułu świadomie szukać okazji do negocjacji. Jeśli nie zapytasz o możliwość negocjacji (ceny, warunków – czegokolwiek) – nie ma możliwości. A jeśli zapytasz, piłeczka będzie po stronie Twojego partnera. Nasz ekspert nazywa to przerzucaniem małpy na plecy. 

Przytoczę jeszcze jedną rzecz, która padła podczas naszej rozmowy: Jeśli chcesz rozwinąć swoją strefę komfortu, to musisz działać w taki sposób, żeby poza nią wychodzić. Czyli robić wszystko to, czego jeszcze nie lubisz, ale w czym chcesz być dobry. Dlaczego? Po to, żeby zacząć lubić to robić.

Żeby polubić negocjacje, musisz zacząć jak najczęściej negocjować. Świetnym poligonem do negocjacji (który przy okazji poprawi stan Twoich finansów) jest sprzedaż zalegających w domu przydasi na OLX-ie lub innej platformie do sprzedaży. Ustaw wyższą cenę, ale zaznacz, że cena jest do negocjacji. Zachęcisz w ten sposób ludzi do tego, żeby się do Ciebie odzywali. Ważna uwaga – jeśli piszą do Ciebie wiadomość, zamiast odpisywać, postaraj się zawsze oddzwaniać. Każda rozmowa z potencjalnym kupującym będzie dla Ciebie okazją do ćwiczenia negocjacji i przedstawionych tutaj zasad w praktyce. Chodzi o to, żeby negocjowanie weszło Ci w nawyk. Dzięki temu nie będziesz musiał pamiętać o przedstawionych tutaj zasadach negocjacji. Będziesz je po prostu stosować automatycznie. 

Tyle w temacie negocjacji. Daj mi koniecznie znać w komentarzu, czy ten temat był dla Ciebie interesujący i czy chcesz zobaczyć na blogu więcej materiałów o negocjowaniu (np. przy zakupie samochodu). Czekam na wieści od Ciebie! 

Może Cię zainteresować:

• Jak negocjować cenę mieszkania?
• Jak negocjować podwyżkę wynagrodzenia?