Dołącz do zespołu FBO. Rekrutujemy na stanowisko: Niezawodna Asystentka/Niezawodny Asystent

Stało się! Rozwijamy naszą działalność i zakres zadań organizacyjnych urósł na tyle, że robi się już zbyt duży dla naszej wyjątkowej asystentki Agi (będącej prawdziwym skarbem). Dlatego szukamy kolejnej osoby, która będzie dla nas solidnym wsparciem. Tym razem nie tylko dla zespołu, ale przede wszystkim dla Marcina, twórcy FBO.

Jeśli masz doświadczenie w pracy asystentki/asystenta, bardzo lubisz tego typu pracę, uwielbiasz pomagać, organizować i załatwiać sprawy, a dodatkowo niestraszne są Ci zadania osobistego asystenta/osobistej asystentki – to śmiało czytaj dalej, bo być może właśnie Ciebie szukamy.

Przyjmowanie zgłoszeń zostało zakończone

W czym potrzebujemy pomocy?

Nasza działalność polega na edukacji finansowej, którą realizujemy, tworząc wartościowe treści, materiały filmowe i narzędzia pomagające w dbaniu o finanse oraz w mądrym inwestowaniu. Naszymi kanałami komunikacji z Widzami i Czytelnikami są:

1. Blog Finanse Bardzo Osobiste: (ok. 128 tys. czytelników miesięcznie)
2. Kanał na YT (201 tys. subskrybentów)
3. Profil na Facebooku: Marcin Iwuć – Finanse Bardzo Osobise (94 tys. obserwujących)
4. Profil na Instagramie: Marcin Iwuć finanse-bardzo osobiste (51 tys. osób)
5. Zamknięta społeczność FinCrafters (ponad 3600 subskrybentów)

W zespole mamy specjalistów świetnie znających się na finansach i tworzących merytoryczne materiały. Organizujemy też wiele eventów i spotkań, udzielamy wywiadów i zapraszamy gości specjalnych – zatem obsługa takich tematów będzie u Ciebie.

Ale tym razem chcemy też bardzo odciążyć Marcina Iwucia – pomysłodawcę i twórcę FBO. Zależy nam, aby zabrać z jego talerza jak najwięcej firmowych, ale też część poza firmowych obowiązków (np. załatwianie spraw urzędowych), aby mógł więcej czasu poświęcić na rozwój FBO. Właśnie dlatego w zajawce do ogłoszenia piszemy o „osobistym asystencie/osobistej asystentce”. Innymi słowy – Marcin potrzebuje „prawej ręki”. Szczegóły znajdziesz poniżej.

Kilka wstępnych wymagań

Wpisujesz się w nasze potrzeby, jeżeli:

Jakie będą Twoje obowiązki?

Poniżej prezentujemy listę zadań, która wyda Ci się bardzo długa. W praktyce starannie planujemy każdy tydzień, aby mieć pewność, że nikt w zespole nie ginie pod nierealnym do wykonania stosem zadań 😊 Rozpisaliśmy to w ogłoszeniu z takimi detalami dla Twojej wygody, aby pomóc Ci jak najlepiej zrozumieć, czy tego typu praca jest tym, czego szukasz.

Oto przykładowe zadania, które w przyszłości będą należeć do Ciebie:

• organizowanie firmowych wyjazdów integracyjnych (1 do 2 w roku)
• przygotowywanie prezentów świątecznych i urodzinowych dla naszego zespołu
• organizowanie naszych warsztatów firmowych (2-4 w roku)
• organizowanie spotkań wyjazdowych ze społecznością FinCrafters (co 2-3 tygodnie)
• organizowanie uroczystego zakończenia sezonu FinCrafters na ok. 400 osób (2 w roku: tu przykładowy link, jak wyglądało poprzednie takie wydarzenie: https://www.youtube.com/watch?v=UgeCuXCTGcM)
• skanowanie i archiwizowanie dokumentów i umów
• wysyłanie i odbieranie przesyłek
• zakupy materiałów biurowych i innego rodzaju sprzętu do firmy
• umawianie, przyjmowanie i dbanie o gości zaproszonych do naszych podcastów i filmów
• asysta przy realizacji naszych nagrań wideo (pomoc w rozstawieniu i właściwym podłączeniu sprzętu)
• zbieranie i analiza ofert na wykonanie usług
• przygotowywanie tabel, zestawień i statystyk – na nasze konkretne zlecenie
• rozliczanie poniesionych wydatków związanych z zakupami i innymi wydarzeniami

Dodatkowo, aby uwolnić czas Marcina

• pełnienie funkcji „osoby pierwszego kontaktu”, gdy trzeba załatwić jakąś sprawę
• umawianie spotkań i prowadzenie kalendarza;
• obsługa wynajmowanych nieruchomości (współpraca z pośrednikami, pozyskiwanie najemców, organizacja i koordynacja remontów, prezentacja mieszkania najemców, reagowanie w razie awarii, rozliczanie mediów oraz kaucji, itp.)
• obsługa służbowego samochodu (umawianie przeglądów, napraw, myjni etc.)
• załatwianie spraw urzędowych na podstawie pełnomocnictwa (np. abonament mieszkania, podatki od nieruchomości, wymiana dokumentów)
• rezerwowanie hoteli, samolotów, kupno biletów, ubezpieczeń.
• pomoc w awaryjnych sytuacjach (awaria samochodu, w biurze, w mieszkaniu)
• Itp.

Ta lista jest przykładowa i z pewnością w przyszłości będzie ewoluować, w miarę jak zmienia się również zakres naszego działania. Część zadań wypadnie, pojawią się nowe. We wszystkie te zadania krok po kroku wprowadzi Cię nasza asystentka Agnieszka, z którą będziesz blisko współpracować.

Co jeszcze jest dla nas ważne?

Nie interesuje nas Twoje CV, nie potrzebujemy też wiedzieć, jakie masz wykształcenie. Dla nas ważne jest jedno: czy będziesz w stanie dostarczać wartość, na której nam bardzo zależy. 

Dlatego kilka spraw chcemy tu doprecyzować i zwrócić na nie Twoją uwagę, bo są dla nas bardzo istotne:

• Nastawienie na skuteczne zakończenie powierzonego zadania. W ostatecznym rozrachunku liczy się dla nas to, co faktycznie zrobisz. Mało interesuje nas, że coś zacząłeś, że napisałeś maila, że coś „posuwasz do przodu”, itp. Liczy się to, co jest zakończone, wdrożone i co działa.
• Ciągłe usprawnianie pracy. Początkowo pewne czynności będą szły mozolnie i mogą zabierać sporo czasu. Ale po kilku miesiącach rutynowe zadania powinieneś mieć zoptymalizowane i wykonywać je sprawnie.
• Precyzyjna i otwarta komunikacja. Szczególnie informowanie o wszelkich problemach czy możliwych opóźnieniach z wyprzedzeniem, by móc im wspólnie zaradzić.
• Proaktywność. Musisz aktywnie szukać sposobów na osiąganie lepszych rezultatów w obszarze, za który odpowiadasz i na dalsze skuteczne odciążanie nas od spraw związanych z Twoim obszarem. 
• Znajomość marki FBO i kierowanie się w życiu podobnymi wartościami. Nie musisz śledzić bloga od kilku lat, żeby dobrze wykonywać tę pracę, ale zrozumienie jak działamy i jakie wartości są dla nas ważne – będzie dodatkowym atutem.

Jakie warunki współpracy możemy Ci zaoferować?

Wiesz już, jakiej mniej więcej osoby szukamy, to teraz najwyższy czas na przedstawienie warunków naszej współpracy. Postaramy się to opisać jak najdokładniej i bardzo przejrzyście:

• Liczba godzin pracy – jak widzisz, obowiązków jest dużo, zatem szukamy osoby, która będzie w stanie pracować dla nas około 35 godzin w tygodniu, czyli de facto „full time”. Jeśli trafi się wyjątkowo fajna osoba, być może zaryzykujemy na kilka miesięcy współpracę w mniejszym wymiarze godzin, ale docelowo i tak będziemy chcieli, abyś pracowała/pracował dla nas tych 35 godzin. Nie jest to zatem propozycja dla kogoś, kto szuka dodatkowego zajęcia obok swojej „podstawowej” pracy.
• Godziny pracy – w FBO pracujemy zdalnie, z domu lub dowolnego innego miejsca. Nie musisz przychodzić codziennie do naszego biura, ale średnio 2-3 x w tygodniu może zaistnieć taka potrzeba. Dlatego musisz mieszkać w Warszawie lub jej bliskich okolicach. 
• Około 4x w miesiącu poprosimy Cię o pomoc wieczorem. We wtorki, środy i czwartki robimy transmisje LIVE w godzinach 19:30 do 21:00. Nie oznacza to, że w każdym tygodniu będziemy potrzebować Twojej pomocy wieczorem, ale załóż, że średnio 4x w miesiącu, oczywiście po uprzednim ustaleniu, wypadnie Twój dyżur przy realizacji któregoś z programów. 
• Forma prawna współpracy – na tym etapie rozważamy podjęcie współpracy tylko z osobami prowadzącymi własną działalność gospodarczą (umowa B2B) lub – jeśli nie prowadzisz działalności – na podstawie umowy zlecenia.
• Wynagrodzenie. Kwota, jaką planujemy na tym etapie przeznaczyć na koszty wynagrodzeń związane z tym stanowiskiem, to ok. 8000 zł miesięcznie (96 000 zł w ciągu roku). Tyle planujemy ponieść kosztów, płacąc osobie pracującej dla nas w średnim wymiarze ok.35 godzin w tygodniu (wiadomo, że liczba godzin wypadnie różna w różnych miesiącach). 
• Ile wpłynie na Twoje konto? W Polsce mamy bardzo skomplikowane przepisy podatkowe, dlatego postaramy się to jeszcze doprecyzować. Znasz już nasz budżet – a jakiej mniej więcej kwoty przelewu możesz się spodziewać na swoim koncie? Przy założeniu współpracy w wymiarze 35 h tygodniowo:
• Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i jesteś płatnikiem VAT – wystawisz nam fakturę na 8000 zł + VAT (= 9840 zł) i wyślemy na Twoje konto przelew w kwocie 9840 zł. Nie kontynuujemy tutaj wyliczeń po stronie przedsiębiorcy, bo sposobów na to jest co najmniej kilka, a my nie ingerujemy w to, który wybierzesz.
• Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, ale nie jesteś VAT-owcem, wystawisz fakturę na 8000 zł i tyle Ci przelejemy;
• Jeśli wolisz umowę zlecenia – z naszego budżetu 8000 zł najpierw zapłacimy za Ciebie wymagane prawem podatki i składki, a na Twoje konto (przy obecnych przepisach) wpłynie około 4664 zł.

Co jeszcze oferujemy?

Współpraca z nami ma kilka cech, o których warto wiedzieć:

• Unikamy emaili – pracujemy zdalnie, na zadaniach, wykorzystując do tego aplikację ClickUp.
• Dbamy o krystaliczną jasność. Dokładnie wiemy, czego potrzebujemy i jasno precyzujemy nasze oczekiwania. Będziesz mieć pełną jasność, co jest do zrobienia, jakie są kryteria oceny i zawsze otrzymasz precyzyjny feedback.
• Swoboda – gdy zdefiniujemy oczekiwany efekt, nie wtrącamy się w sposób realizacji i nie znosimy „mikromanagementu”. Nie kontrolujemy tego kiedy, ile i jak pracujesz. Dla nas liczy się efekt osiągnięty w uzgodnionym terminie.
• Miejsce na Twoją inicjatywę – choć początkowo do zrealizowania będą zadania wyznaczone przez nasz zespół, z czasem to Ty przejmiesz odpowiedzialność za wyznaczanie tego, w czym możesz nas wesprzeć i – tak jak każdy członek zespołu FBO – będziesz mieć realny wpływ na kolejne działania i projekty, które realizujemy.
• Merytokracja – najważniejszy głos w dyskusji na dany temat mają osoby o największych kompetencjach w danym obszarze. 
• Realistyczne oczekiwania. Jasno definiujemy priorytety, ustalamy realistyczne terminy i staramy się nie przytłoczyć liczbą zadań, bo to nie sprzyja wysokiej jakości. Jeżeli pracy jest za dużo – decydujemy, co jest najważniejsze, a z czego rezygnujemy.

Ta praca na pewno jest dla Ciebie, jeżeli:

• Masz doświadczenie w tego typu pracy
• Jesteś gotowa/gotowy pełnić także funkcję asystentki/asystenta osobistego i „prawej ręki” Marcina
• Jesteś skuteczna/skuteczny w załatwianiu przeróżnych spraw i najzwyczajniej w świecie lubisz to. 
• Mieszkasz w Warszawie bądź bliskich okolicach i kilka razy w tygodniu będziesz mieć możliwość, aby wpaść do naszego biura
• Znasz język angielski i bez problemu czytasz materiały w tym języku. 
• Nasza misja i wartości są Ci bliskie.

Nie aplikuj, jeżeli:

• Nie mieszkasz w Warszawie lub jej bliskich okolicach
• Uważasz, że stawianych przez nas wymagań jest za dużo. 
• Nie chcesz wypełniać ankiety rekrutacyjnej. 
• Uważasz, że powinniśmy Ci zapłacić za wypełnienie ankiety i w kolejnym etapie – zadań rekrutacyjnych. Obie strony inwestują tutaj swój czas – rzetelna obsługa rekrutacji zajmuje w naszym zespole kilkanaście godzin tygodniowo. Nie wykorzystamy materiałów, które przygotujesz na rekrutację bez Twojej wiedzy i zgody. Jeśli mimo wszystko nie czujesz się ok z wykonaniem zadań bezpłatnie – bardzo prosimy, nie aplikuj. 
• Jesteś początkujący/a. Jeśli nie masz doświadczenia, na pewno odrzucimy Twoją aplikację. 
• Masz problem z samodzielnym działaniem. Każdy członek zespołu FBO jest samodzielny i przejmuje całkowitą odpowiedzialność za swój obszar. 
• Nie lubisz pracy zdalnej.
• Szukasz „dodatkowej fuchy na boku”. Zadań do wykonania jest dużo i nie dasz rady pogodzić tego z innym zajęciem na „pełny etat”.
• Potrzebujesz tradycyjnej „umowy o pracę” – na tym etapie nie oferujemy tej formy zatrudnienia
• Szukasz pracy tylko na kilka miesięcy. Zatrudniając Cię, chcemy mieć pewność, że dzięki Twojej pomocy zrealizujemy zaplanowane projekty. Chcielibyśmy współpracować z Tobą jak najdłużej – ale minimum przez 24 miesiące.
• Tak naprawdę nie lubisz pracy asystenckiej. Jeśli chcesz aplikować tylko po to, żeby się „zaczepić” i potem zmienić obszar odpowiedzialności, nie aplikuj. Szukamy kogoś, dla kogo praca w tym charakterze jest właśnie tym, co lubi i chce robić. 
• Nie akceptujesz pracy w godzinach wieczornych. Trzy wieczory w tygodniu o 19:30 robimy spotkania live. Nie musisz być na wszystkich, ale 2-4 wieczory w miesiącu będzie potrzebna Twoja obecność.
• Nie lubisz uczyć się nowych rzeczy.
• Nie lubisz tematyki finansów osobistych.
• Nie znasz języka angielskiego. 

Szukamy osoby, która będzie pasować do naszego zespołu także pod względem podejścia do pracy, mentalności i takiej, której po prostu na pracy z nami zależy. Zaoszczędzisz nasz czas i swój, jeśli w przypadku wymienionych powyżej wątpliwości, zrezygnujesz z rekrutacji. Dziękujemy za zrozumienie  🙂

Jak aplikować?

Jeśli po przeczytaniu tej strony czujesz, że to może być praca dla Ciebie, zapraszamy Cię bardzo serdecznie do wzięcia udziału w rekrutacji.
Jeśli natomiast czujesz, że może to być ciekawe wyzwanie dla kogoś z Twoich znajomych – prześlij im, bardzo prosimy, link.

Pierwszy etap polega na wypełnieniu poniższego kwestionariusza. Nie spiesz się, na spokojnie wszystko przemyśl i odeślij gotową aplikację do 19 października 2023 r.

Przyjmowanie zgłoszeń zostało zakończone

Harmonogram rekrutacji 2023:

11-19 października – I etap rekrutacji: zbieranie ankiet;
20 października – 5 listopada – czytamy ankiety i wybieramy kilka osób do kolejnego etapu;
6 listopada – wysyłamy zadania praktyczne do osób, które przeszły do II etapu;
6 listopada – 15 listopada – II etap: zbieramy odpowiedzi do zadań praktycznych;
16 listopada – 26 listopada – przeglądamy zadania i wybieramy trzy osoby do ostatniego etapu;
27 listopada – wysyłamy informację, kto przejdzie do ostatniego etapu;
11 grudnia – 13 grudnia – III etap: rozmowy na Google Meet;
14 grudnia – decyzja, kto dołącza do zespołu FBO.