Jak zabezpieczyć rodzinę na wypadek swojej śmierci? Czerwona teczka i testament

Wyobraź sobie przez chwilę taki scenariusz: wychodzisz, jak co dzień – do pracy, sklepu, czy znajomych, ale tym razem, z tej podróży nie wracasz. W wyniku tragicznych okoliczności giniesz w wypadku. Zostawiasz swoich bliskich pogrążonych w smutku i rozpaczy. I teraz mam dla Ciebie ważne pytanie: czy Twoja rodzina jest przygotowana do takiej sytuacji? Czy wie o wszystkich składnikach Waszego majątku? Czy ma dostępy do Waszych inwestycji i wie, co się w nich znajduje? W wielu wypadkach – nie. Potwierdzają to miliardy złotych na uśpionych rachunkach w bankach, po które nikt się nie zgłasza. W tym artykule pokażę Ci, jak zabezpieczyć rodzinę na wypadek swojej śmierci.

Podobno na tym świecie pewne są tylko śmierć i podatki, ale pomimo tej pewności i nieuchronności, kiedy cieszymy się dobrym zdrowiem, zwykle odkładamy myślenie o naszej śmierci i o tych, którzy będą się musieli z nią mierzyć, na później. Sami też nie myślimy o tym, że będziemy się musieli zająć ogarnianiem finansów po śmierci naszych rodziców. Sama byłam w takiej sytuacji, gdy 3 lata temu zupełnie niespodziewanie zmarł mój tata. Oprócz ogromnych emocji, przygniatającego smutku i straty, musieliśmy się mierzyć z całym mnóstwem formalności i spraw do uporządkowania. Nikomu tego nie życzę i mam nadzieję, że dzięki temu artykułowi uchronisz siebie i swoich bliskich przed takim losem. Na początek zapraszam Cię do wysłuchania filmu, znajdziesz w nim wywiad z Łukaszem Martyńcem – prawnikiem, wykładowcą i doradcą sukcesyjnym z ponad 20-letnim doświadczeniem:

Jak zabezpieczyć rodzinę na wypadek swojej śmierci?

Najprostszym sposobem na zabezpieczenie rodziny na wypadek swojej śmierci jest przekazanie im w bezpiecznej formie wszystkich informacji, które są im potrzebne do tego, aby otrzymać dostęp do składników Waszego majątku. Pomoże Ci w tym czerwona teczka.

📕 Czerwona teczka – co to jest?

Czerwona teczka to specjalne miejsce, w którym przechowujesz ważne dokumenty oraz instrukcję postępowania na wypadek, gdyby Cię zabrakło. Może to być faktycznie teczka lub segregator. Wcale nie musi być czerwona, kolor nie ma tutaj żadnego znaczenia. Ważne jest to, co umieścisz w środku.

Pomyśl o tym jak o takiej awaryjnej instrukcji dla drugiego pilota. To Ty znasz najlepiej samolot Waszych finansów, bo pilotujesz go na co dzień, ale dzięki tej instrukcji drugi pilot będzie miał łatwiej przejąć stery. Bo przecież, gdy Ciebie zabraknie, ktoś inny musi usiąść za sterami. Dzięki tej teczce będzie wiedział, jak to zrobić.

Co włożyć do czerwonej teczki?

Do czerwonej teczki włóż dokumenty, które pomogą Twojej rodzinie odnaleźć się w Waszych finansach na wypadek Twojej śmierci. Poniżej znajdziesz listę najważniejszych pozycji:

1. Instrukcja postępowania krok po kroku, co robić na wypadek śmierci. Umieść w teczce krótki list pożegnalny, dyspozycje na temat pochówku, informacje kogo powiadomić. 
2. Lista osób, które pomogą w awaryjnej sytuacji (+ namiary na te osoby). Oprócz dalszej rodziny i przyjaciół warto umieścić listę osób, które pomagają w zajmowaniu się majątkiem. Zaufany hydraulik, złota rączka, mechanik – jeśli to Ty ogarniasz te aspekty Waszego życia, nie zabieraj wiedzy o tych osobach „do grobu”. 
3. Testament . Albo kopię testamentu spisanego u notariusza, albo testament sporządzony odręcznie. W teczce umieść też informację o wykonawcy testamentu + kontakt do notariusza/prawnika. 
4. Polisy na życie wraz z numerami kontaktowymi do agenta ubezpieczeniowego. 
5. Informacje o nieruchomościach. Umieść w teczce dokładne adresy nieruchomości, zapisz numery ksiąg wieczystych i działek, lokalizacje aktów notarialnych, decyzji wydanych w sprawie nieruchomości itd.  
6. Jeśli masz nieruchomość na wynajem, umieść w teczce umowę najmu i kontakt do najemców. 
7. Lista rachunków bankowych. Ważna uwaga do tego i kolejnych punktów. W teczce umieść tylko podstawową informację – nazwę instytucji, w której masz rachunek + numer rachunku. Nie zostawiaj w teczce loginów i haseł dostępu.
8. Lista lokat bankowych. 
9. Informacje o naszym IKE i IKZE. Nie zostawiaj w teczce loginów i haseł dostępu. 
10. Informacje o innych inwestycjach i domach maklerskich, w których je prowadzimy.  To mogą być akcje, obligacje, kryptowaluty itd. 
11. Umowa kredytu hipotecznego. Bardzo ważne są zapisy o tym, co się dzieje, gdy jedne z kredytobiorców umiera. Zostaw też informację o saldzie zadłużenia. 
12. Informacja o naszych zobowiązaniach. Zostaw pełną listę – wszystkie karty kredytowe, pożyczki, kredyty konsumenckie. Umieść w teczce harmonogram spłat. 
13. Informacja o pożyczkach udzielonych komuś. Potrzebna będzie informacja – komu, ile, na jak długo pożyczyliśmy. 
14. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą: dokumenty związane z tą działalnością.

• Dokumenty rejestracyjne (CEIDG, NIP, REGON) 
• Dane Urzędu Skarbowego 
• Dane ZUS
• Namiar na księgową
• Namiar na wspólników (jeśli takich masz)

15. Jeśli pracujesz na etacie: 

• Dokładna nazwa firmy 
• Informacje z kim się kontaktować – bezpośredni przełożony, dział kadr/HR, najbliższy współpracownik
• Informacja o PPK i PPE (Pracowniczy Program Emerytalny) 
• Informacja o pożyczkach zaciągniętych w firmie

16. Kopia dokumentów samochodu, informacja o przeglądzie i ubezpieczeniu, informacja o tym, gdzie auto jest serwisowane. 
17. Listę instytucji, w których należy zgłosić zgon: 

•  dom pogrzebowy
• Urząd stanu cywilnego 
• ZUS
• Wspólnota mieszkaniowa/spółdzielnia 
• Dostawca energii i gazu 
• Dostawca internetu i telewizji 
• Operator telefonii komórkowej 

18. Informacja o subskrypcjach i automatycznych obciążeniach. Zestawienie: co, gdzie, kiedy i jak wyłączyć (bank/strona www).

To najważniejsze propozycje, ale stworzyliśmy dla Ciebie wygodną checklistę, którą możesz wydrukować albo wypełnić elektronicznie uzupełniając swoją czerwoną teczkę. Checklistę możesz pobrać po zapisie na nasz newsletter:

Jednym z najważniejszych elementów czerwonej teczki jest testament, dlatego w dalszej części artykułu chciałabym omówić najważniejsze kwestie z nim związane.

Czy każdy potrzebuje testament?

Zapytałam naszego eksperta, czy każdy potrzebuje testament. Łukasz zaleca, żeby przekonać się o tym samodzielnie. Zrób sobie symulację dziedziczenia ustawowego:

1. Wyobraź sobie, że umierasz. Co się dzieje z Twoim majątkiem? 

• Kto po Tobie dziedziczy według dziedziczenia ustawowego?
• Czy to Ci/Waszej rodzinie pasuje?
• Czy masz małoletnie dzieci? Czy odpowiada Ci, że zarządzanie majątkiem w ich imieniu będzie się odbywać pod kuratelą sądu rodzinnego?

2. Wyobraź sobie, że umiera Twoja żona/mąż. Co się dzieje z Waszym majątkiem? 

• Kto po niej/po nim dziedziczy według dziedziczenia ustawowego? 
• Czy to Wam pasuje?

3. Wyobraź sobie, że umierają Twoi rodzice. (Kilka symulacji – umiera mama, umiera tata i ubierają oboje) 

• Czy wiesz, jaki dokładnie mają majątek (chodzi np. o to, czy mają jakieś długi)?
• Kto dokładnie po nich dziedziczy? 
• Czy to Wam pasuje?

Więcej informacji na temat dziedziczenia w Polsce znajdziesz tutaj: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250001071/T/D20251071L.pdf
(Wyszukaj: „Dziedziczenie ustawowe”)

Możesz na przykład wprowadzić te zapisy do Chata GPT i poprosić go o przeprowadzenie takiej symulacji dziedziczenia. Oczywiście większą wiarygodność będzie miało potwierdzenie tego z ekspertem, ale myślę, że takie sprawdzenie z Chatem może być dobrym punktem startu.

Jeśli w wyniku symulacji wyjdzie Ci, że dziedziczenie ustawowe jest dla Ciebie w porządku, nie potrzebujesz testamentu. Jeśli uznasz, że jednak Ci nie odpowiada, testament możesz spisać samodzielnie lub u notariusza.

Jak sporządzić ważny testament samodzielnie?

Podczas naszej rozmowy Łukasz wymienił najważniejsze zasady, dzięki którym Twój testament spisany samodzielnie będzie ważny. Pamiętaj o takich kwestiach:
✅ Napisz go w całości pismem odręcznym. 
✅ Podaj w nim swój PESEL i PESEL osoby, której chcesz przekazać majątek. 
✅ Opatrz go datą sporządzenia. 
✅ Podpisz go czytelnie swoim imieniem i nazwiskiem.

Łukasz poleca tę formę samodzielną szczególnie w przypadku małżeństwa będące ze sobą w dobrej relacji, posiadające małoletnie dzieci. Wtedy testamenty spisuje każdy z małżonków osobno i powołuje w nim do dziedziczenia w całości drugiego małżonka (są to tzw. testamenty wzajemne). Dzięki takiemu dokumentowi w przypadku niespodziewanej śmierci drugi małżonek będzie mógł zarządzać majątkiem bez konieczności występowania po zgodę do sądu rodzinnego.

Ile kosztuje sporządzenie testamentu u notariusza?

W Obwieszczeniu Ministra Sprawiedliwości z 11 października 2024 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej możemy zobaczyć obecne stawki za sporządzenie aktu notarialnego:

Jak widzisz, jest to koszt od kilkudziesięciu, do kilkuset złotych, w zależności od poziomu skomplikowania dokumentu. Warto pamiętać, że jeśli testament u notariusza spisują dwie osoby (mąż i żona), to każdy dokument jest liczony oddzielnie.

Jeśli Twoja sytuacja jest bardzo indywidualna i potrzebne jest Ci doradztwo sukcesyjne, zachęcamy Cię do kontaktu z doradcą sukcesyjnym. Polecamy Łukasza Martyńca, który pomógł nam przygotować ten artykuł i odcinek: kancelariasukcesyjna.pl.

Myślę, że temat tego, co i w jakiej formie trzymać w teczce mamy dobrze omówiony, mam dla Ciebie teraz kilka kwestii związanych z bezpieczeństwem.

Czego nie trzymać w czerwonej teczce?

Pamiętaj, że celem czerwonej teczki jest ułatwienie Twojej rodzinie dotarcia do wszystkich składników Waszego majątku. Na pewno nie chcesz za jej pomocą ułatwić potencjalnemu złodziejowi ogołocenia Cię z pieniędzy! Dlatego najważniejsza zasada przy konstruowaniu teczki brzmi: Nie umieszczaj w teczce haseł, loginów i kodów PIN do kont bankowych. Tego typu informacje nie będą też potrzebne Twoim spadkobiercom – tak naprawdę wystarczy im lista kont i informacja, w których bankach one się znajdują. Gdy mają tę wiedzę, później mogą na spokojnie starać się w odpowiedni sposób ten majątek pozyskać.

Gdzie trzymać czerwoną teczkę?

Oczywiście w bezpiecznym miejscu. To ty ustalasz, jak to rozumiesz. To może być regał, pudło lub szuflada. Jeśli masz możliwość, warto trzymać taką teczkę w sejfie, ale to wydatek rzędu przynajmniej kilku tysięcy złotych. O lokalizacji swojej czerwonej teczki poinformuj najbliższe Ci osoby, czyli te, które będą obarczone załatwianiem formalności po Twojej śmierci. Jeśli zmieniły się Wasze relacje, i zmienia się u Ciebie osoba, które powierzasz pieczę nad swoim majątkiem – zmień lokalizację swojej teczki.

Jak stworzyć wirtualną czerwoną teczkę?

Kiedy przygotowywałam materiały do tej publikacji, przyszło mi do głowy, czy dałoby się taką teczkę przygotować w sposób wirtualny. Poprosiłam o pomoc Andrzeja, który w naszym zespole jest takim magikiem spraw technicznych oraz człowiekiem, który świetnie zna się na kwestiach bezpieczeństwa. Mamy dla Was propozycję, jak można tego dokonać. Do wyboru mamy kilka narzędzi – Google Drive, iCloud albo OneDrive. Instrukcję postępowania omówimy na przykładzie Google Drive. Dlaczego akurat to narzędzie? Kierowaliśmy się popularnością Gmaila (w pakiecie każdy ma za darmo 15 GB przestrzeni na Google Drive) oraz popularnością urządzeń z Androidem, gdzie też zazwyczaj łączymy nasze urządzenie z kontem Google.

Kierujemy ten instruktaż do osób, które ogólnie czują się dobrze z technologią. Pamiętaj, że to nasza propozycja, zdecydowanie zachęcamy do tego, żeby poeksplorować ten temat na własną rękę. Nie mamy ambicji, aby być jedynym źródłem wiedzy na ten temat. Zdecydowanie powinieneś sięgnąć do innych źródeł, a ten instruktaż potraktuj jako pomysł do własnego rozwinięcia i zbadania.

Czerwona teczka w Google Drive

Aby założyć czerwoną teczkę na Google Drive, zaloguj się na swoje konto Google. Jeśli jeszcze tego nie masz (a gorąco Ci to polecamy, to must have w dzisiejszych czasach) włącz dla konta dwuskładnikowe logowanie (czyli 2FA) Jak to zrobić?

1. Włącz weryfikację dwuetapową
Wejdź w Konto Google (kliknij swoje zdjęcie w prawym górnym rogu ekranu) i wybierz opcję: Zarządzaj kontem Google:

Wybierz z listy „Bezpieczeństwo” i przejdź do weryfikacji dwuetapowej.

Następnie masz do wyboru kilka metod autentykacji. Polecamy Authenticator czyli logowanie przy pomocy kodów generowanych w spacjalnej aplikacji.

Skonfiguruj aplikację z kodami (Google Authenticator), otrzymasz także kody zapasowe, które należy przechowywać w bezpiecznym miejscu (najlepiej w menadżerze haseł, czyli specjalnej aplikacji, która przechowuje Twoje hasła).

2. Przygotuj dokumenty do czerwonej teczki 
Gdy masz to już zrobione, przygotuj listę dokumentów do wgrania. Będą to te same dokumenty, co w wersji fizycznej czerwonej teczki, a raczej – ich wirtualne odpowiedniki. Stwórz PDF-y lub przygotuj skany (np. umów itd.). Takie skany możesz przygotować nawet swoim telefonem (pomoże Ci w tym aplikacja CamScanner lub dla iPhone’a aplikacja Notatki, która ma opcję skanowania i eksportu do PDF).

3. Utwórz folder czerwonej teczki i podfoldery na Google Drive
Na Google Drive utwórz nowy folder Czerwona Teczka.

Otwórz go i utwórz w nim podfoldery reprezentujące poszczególne składniki teczki. Np. Testament, Polisy, Inwestycje itd.

Zadbaj o czytelne nazewnictwo zarówno podfolderów, jak i – samych plików (PDF-ów, które „włożysz” do poszczególnych podfolderów teczki). Przykład dobrej nazwy:

• ROK-Miesiąc-Dzień Nazwa – Instytucja – SłowoKluczowe.pdf (np. 2025-10-27 Umowa kredytowa – PKO BP – saldo.pdf)

Używaj spacji i myślników, nie podkreślników – to zdecydowanie ułatwi wyszukiwanie.

4. Wgraj dokumenty do odpowiednich podfolderów. 
Uwaga bezpieczeństwa: Nie dodawaj loginów i haseł do banków/usług w tych plikach. Jeśli musisz coś dodatkowo zabezpieczyć, włóż najwrażliwsze PDF-y do archiwum stworzonego w aplikacji ZIP lub 7z, zabezpieczone hasłem z szyfrowaniem AES-256. To dodatkowe zabezpieczenie, jeśli obawiasz się, że pliki z chmury mogą zostać wykradzione. Hasło do archiwum przechowuj poza chmurą (np. w wirtualnym menedżerze haseł). Zadbaj o to, żeby było to mocne hasło – ustal minimum 14 znaków, używaj znaków specjalnych i liczb. Zadbaj o to, żeby hasło nie było łatwe do odgadnięcia (złe hasła to np. imię i nazwisko, nazwy własne, daty urodzenia, ciągi klawiaturowe typu QWERTY i wszystko inne, co łatwo przewidzieć). 

5. Udostępnij teczkę wybranej osobie. 
Żeby to zrobić, Wróć do widoku folderu CZERWONA TECZKA. Udostępnij folder i wpisz e-mail wybranej osoby (musi to być jej własne konto Google). Nadaj uprawnienia: „Wyświetlający” (nie edytor).

6. Zablokuj łatwe kopiowanie najwrażliwszych plików 
Wejdź ponownie w udostępnianie, wybierz ikonkę zębatki (czyli Ustawienia) i na liście odznacz „Pozwól pobierać/kopiować/drukować”.

Bardzo ważne: poproś osobę, którą wybrałeś na opiekuna czerwonej teczki, by włączyła uwierzytelnianie dwuskładnikowe także na swoim koncie Google. To utrudni cyberprzestępcom przejęcie jej konta. Gdyby do tego doszło, Twoje dane z czerwonej teczki byłyby narażone. Zresztą w dzisiejszych czasach uwierzytelnianie dwuskładnikowe to naprawdę podstawa bezpieczeństwa, więc zrobisz bliskiej osobie przysługę, motywując ją do włączenia tego sposobu na swoim koncie.

Następnie poproś Twojego powiernika czerwonej teczki o szybki test. Niech otworzy link z maila i zajrzy do folderu na swoim urządzeniu. Poproś, by dodała folder do swoich Zakładek, może dla niepoznaki zapisać link np. Twoim imieniem i nazwiskiem. I gotowe. Czerwona teczka została przekazana 🙂

Co zrobić z plikami źródłowymi?

A co zrobić z plikami źródłowymi, które masz na swoim komputerze? Możesz je zostawić na komputerze JEŚLI zaszyfrujesz dysk, na którym się znajdują. Aby to zrobić, włącz szyfrowanie dysku (na Windowsie przy pomocy np. BitLockera, jeśli działasz na macu pomoże Ci wbudowany FileVault). A jeśli nie masz/nie chcesz użyć szyfrowania – skasuj dokumenty i opróżnij kosz. Pamiętaj, że jeśli robisz backup dokumentów na dysk zewnętrzny (np. pendrive) – również warto go zaszyfrować.

Najważniejsze zasady bezpieczeństwa, o których warto pamiętać: 

• Udostępniaj dane z teczki tylko na konkretny e-mail, nigdy nie stosuj opcji dostępu dla „każdego z linkiem”.
• Nie trzymaj loginów i haseł w plikach PDF/Drive. Hasła i kody 2FA trzymaj poza chmurą najlepiej w menedżerze haseł typu 1password, Bitwarden itd. 
• Najwrażliwsze rzeczy trzymaj spakowane w archiwum z szyfrowaniem AES-256, z hasłem poza chmurą.
• Zadbaj o to, by każda osoba, która ma dostęp do folderu czerwonej teczki, miała włączone logowanie dwuskładnikowe (2FA) i trzymała kody zapasowe odpowiednio zabezpieczone.

Pamiętaj, że to nie eliminuje ryzyka – sam oceń, jaki poziom zabezpieczeń potrzebujesz, aby spać spokojnie. Tak samo jak przy trzymaniu czerwonej teczki w domu, ktoś może się do Ciebie włamać i taką teczkę przechwycić, tak samo ktoś może się włamać wirtualnie albo do Ciebie, albo do osoby, której powierzasz te wrażliwe informacje. Dlatego tak ważne jest, żeby trzymane w teczce informacje były mimo wszystko ogólne i nie zawierały loginów i haseł. Dla zwiększenia bezpieczeństwa zachęcamy oczywiście kontakt z ekspertami w tym temacie, możemy szczególnie polecić specjalistów z niebezpiecznik.pl (to nie jest żadna płatna reklama, polecamy ich, bo cenimy ich pracę i sami korzystamy z ich porad). Ostatnio pojawił się u nich bardzo ciekawy artykuł w tym temacie: Bezpieczne finanse dla wymagających – jak nie dać się złowić oszustom, kiedy masz więcej na koncie?

Myślisz o wirtualnej czerwonej teczce? Pamiętaj o tym!

Jeśli powyższy instruktaż jest dla Ciebie za bardzo skomplikowany, nie lubisz takiej technologicznej gimnastyki, albo osoba, której chcesz powierzyć wirtualną czerwoną teczkę, jest nietechniczna, być może najlepszym rozwiązaniem będzie jednak teczka fizyczna. Ważne jest to, żeby osoba, którą wybierzesz, była w stanie z niej skorzystać.

Kiedy jest najlepszy czas na stworzenie czerwonej teczki?

Zdecydowanie warto zadbać o przygotowanie czerwonej teczki jak najszybciej. Na pewno nie czekaj z tym, aż będziesz starszy, nie czekaj też na chorobę, czy inną sytuację kryzysową. Kiedy czasu jest mało, przygniata nas stres związany z trudną sytuacją – to nie jest czas, żeby podejmować ważne decyzje finansowe. Dlatego nie odkładaj tego tematu na później. Niezależnie od tego ile masz lat, jeżeli jesteś osobą pełnoletnią, warto zadbać o te kwestie.

Tyle w temacie zabezpieczenia bliskich na wypadek naszej śmierci, mam wielką nadzieję, że materiały, które przygotowałam były dla Ciebie pomocne. Koniecznie daj znać w komentarzu, jeśli masz propozycję, co dopisać do naszej listy dokumentów, które warto umieścić w teczce. Nie zapomnij też, że najważniejsze jest działanie. Czyli ściągnij naszą checklistę, wygospodaruj czas w kalendarzu i stwórz teczkę dla swojej rodziny jak najszybciej. Trzymamy za Ciebie mocno kciuki!